Automatické faktury
V tarifu Pro vám DogSpot vystaví fakturu ke každé platbě převodem nebo hotově a pošle ji klientovi e-mailem. Platí to i ve zkušebním období.
Kde to najdete: Nastavení › Faktury Pro. Vystavené faktury a dobropisy najdete v Banka a faktury na záložce Faktury.
Jak to funguje
- KlientZaplatí převodem podle QR kódu nebo hotově, za termín nebo za dobití kreditu.
- DogSpotPřevod spáruje a hned vystaví fakturu.
- VyPlatbu, kterou DogSpot nespároval, označíte na stránce Platby jako Zaplaceno. Faktura se vystaví v tu chvíli.
- DogSpotPošle klientovi fakturu v PDF: ke spárovanému převodu jako přílohu e-mailu Platba přijata, k dobití kreditu v potvrzení o dobití, jinak v e-mailu Faktura s jejím číslem.
- VyVšechny faktury najdete v Banka a faktury na záložce Faktury.
Faktura se nevystaví k rezervaci zaplacené kreditem ani k pozdní platbě za zrušenou rezervaci: k platbě zaznamenané tlačítkem Klient přesto zaplatil ani k převodu, který ke zrušené rezervaci spárujete ručně v Banka a faktury. U takového převodu klientovi nepřijde ani e-mail Platba přijata.
Ruční dobití kreditu: když na stránce Kredity klientovi připisujete kredit, zaškrtnutím Vystavit fakturu k dobití vystavíte fakturu. Políčko je předem zaškrtnuté, když máte zapnuté Vytvářet faktury automaticky.
Jak na to
- Otevřete Nastavení › Faktury.
- V části Údaje dodavatele vyplňte Jméno, Ulice a číslo, Město, PSČ a IČO. Obchodní název a DIČ jsou nepovinné. Jméno, obchodní název a město jsou předvyplněné z profilu.
- Zkontrolujte Číslování. Faktury mají předponu FV-, dobropisy DB- a formát Rok + číslo. Fakturovali jste už dřív jinde? Nastavte Další číslo tak, aby řada navazovala.
- Zkontrolujte Poznámku v patičce. Výchozí text je „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku.“ Pokud podnikáte jako firma, změňte ho.
- Klikněte na Uložit změny. Teprve tímto uložením se fakturace zapne.
| Přepínač | Co dělá | Výchozí |
|---|---|---|
| Vytvářet faktury automaticky | Faktura se vystaví sama ke každému spárovanému převodu a ke každé platbě, kterou označíte jako Zaplaceno. | zapnuto |
| Posílat fakturu klientovi e-mailem | Klient dostane fakturu v PDF e-mailem. Přepínač změníte jen se zapnutým automatickým vytvářením. | zapnuto |
Když automatické vytváření vypnete, fakturu vystavíte ručně: u platby v okně Platba na stránce Platby tlačítkem Vystavit fakturu, u převodu v Banka a faktury tlačítkem Vytvořit fakturu. Bankovní účet na fakturu se bere z Platby + QR.
Vrácení peněz a dobropis
Když klient zruší zaplacenou rezervaci, faktura platí dál, dokud mu peníze nevrátíte. Jakmile na stránce Platby u platby zvolíte Vráceno a vrátíte peníze Hotově nebo Převodem, najdete pod tím předem zaškrtnuté políčko Vystavit dobropis k faktuře …. Dobropis fakturu hned stornuje. Pokud posíláte faktury e-mailem, odejde klientovi jako příloha e-mailu o vrácení peněz.
Faktura zůstane platná a dobropis nevznikne, když:
- platba čeká K vrácení, nebo jste ji označili Ponecháno — peníze se klientovi nevrátily,
- vrátíte peníze Do kreditu — zůstávají u vás jako kredit klienta,
Změníte-li Vráceno zpět na K vrácení nebo Ponecháno poté, co dobropis vznikl, DogSpot se vás zeptá a po potvrzení vystaví k platbě novou fakturu a pošle ji klientovi. A označíte-li omylem zaplacenou platbu s fakturou jako Nezaplaceno, DogSpot vás upozorní a po potvrzení fakturu stornuje dobropisem.
Zrušení spárování
Zrušit spárování u převodu v Banka a faktury (záložka Příchozí platby) stornuje jeho fakturu dobropisem samo. Platil-li převod za víc psů, stornuje každou jeho fakturu. Zrušit spárování nejde, dokud je platba za rezervaci Vráceno.
Časté otázky
Můžu vystavenou fakturu opravit?
Ne, vystavená faktura se už nemění. V Banka a faktury ji zrušíte tlačítkem Vystavit dobropis a pak vystavíte novou tlačítkem Vystavit novou fakturu.
U platby vidím „Nevystavena“. Proč?
Platba se spárovala dřív, než jste fakturaci zapnuli, nebo máte automatické vytváření vypnuté. Fakturu vytvořte ručně tlačítkem Vytvořit fakturu.
Klient poslal jinou částku. Dostane fakturu?
Automaticky ne: platba s jinou částkou se sama nespáruje, a proto se k ní ani nevystaví faktura. Když ji ale v Banka a faktury spárujete ručně a potvrdíte Spárovat i tak, faktura se vystaví na částku, kterou jste skutečně dostali, s řádkem Rozdíl proti ceně rezervace.
Jsem i v psí škole. Vystavuje škola faktury?
Ne, psí škola faktury ani dobropisy nevystavuje. K rezervacím, které se platí škole (Řeší škola), faktura nevznikne. Ve škole s nastavením Řeší člen sám vystavíte fakturu ke své platbě vy, ve své vlastní řadě.
Jak faktury předám účetní?
V Banka a faktury klikněte na Exportovat faktury. Stáhne se ZIP s PDF.
Co když tarif Pro skončí?
Vystavené faktury dál uvidíte a stáhnete. Nové se už nevystavují.
Rezervační stránka