Platby a vrácení peněz
Co znamenají stavy na stránce Platby a jak zaznamenáte, že jste klientovi vrátili peníze za zrušenou rezervaci — hotově, převodem nebo do kreditu.
Kde to najdete: stránka Platby. Kliknutím na řádek otevřete okno Platba.
DogSpot peníze nepřesouvá. Když klient zruší rezervaci, kterou zaplatil přímo vám, peníze mu vracíte vy a v DogSpotu jen zaznamenáte, jak jste to vyřešili. Rezervaci zaplacenou z kreditu vrací DogSpot sám: kredit se klientovi vrátí při zrušení.
Stavy plateb
| Záložka | Co v ní najdete |
|---|---|
| Vše | všechny platby, včetně rezervací zdarma a plateb převedených na novou rezervaci |
| Zaplacené | zaplacené rezervace |
| Nezaplacené | rezervace, které klient ještě nezaplatil |
| K vrácení | zrušené rezervace, za které klient zaplatil a peníze mu ještě máte vrátit |
| Vrácené | peníze se klientovi vrátily: vy jste je vrátili, nebo DogSpot vrátil kredit |
| Ponechané | zrušené rezervace, u kterých si peníze necháváte |
| Zrušené | rezervace zrušené dřív, než je klient zaplatil; nikam se nezapočítávají |
Klient zrušil zaplacenou rezervaci
Když se zruší rezervace, kterou klient zaplatil hotově nebo převodem — zruší ji on, nebo vy —, platba bude K vrácení. Započítá se do částky k vrácení v záhlaví stránky a uvidíte ji i na Nástěnce. Klient v Mých rezervacích vidí K vrácení a kdo mu platbu vrátí.
V okně Platba v části Vrácení peněz vyberete, jak jste to vyřešili:
- K vrácení — peníze jste ještě nevrátili. Okno ukáže, kolik a jak klient platil.
- Vráceno — peníze jste vrátili. U Vráceno přes zvolte Hotově, Převodem, nebo Do kreditu. Při vrácení hotově nebo převodem dostane klient od tarifu Starter e-mail, že jste mu peníze vrátili.
- Ponecháno — peníze si necháváte a klientovi se nic nevrací. Nic mu nepřijde.
Volbu uložíte tlačítkem Uložit změny. Rozhodnutí můžete později změnit, s výjimkou vrácení do kreditu.
Vrácení do kreditu
Má klient u vás zapnutý kredit? Pak u Vráceno přes uvidíte i Do kreditu: místo abyste mu peníze posílali, připíše se mu na kredit u vás celá částka. Před uložením se vás DogSpot zeptá, protože vrácení do kreditu nejde vrátit zpět. Platba pak zůstane Vráceno a volby vrácení u ní zmizí. Klient dostane e-mail a v historii kreditu uvidí Vráceno na kredit.
Klient se na zrušenou rezervaci přihlásil znovu
Rezervace zůstane jedna, ale vznikne k ní nová platba s novým variabilním symbolem. Zaplatil-li klient původní rezervaci, vidíte na stránce Platby dva řádky: původní platbu (K vrácení, Vráceno nebo Ponecháno) a novou, nezaplacenou, a klient v detailu rezervace vidí řádek Předchozí platba. Nezaplacenou původní platbu Platby neukazují.
Peníze z původní platby, která je K vrácení nebo Ponecháno, můžete použít na novou: v okně původní platby klikněte na Převést na novou rezervaci a potvrďte. Původní platba bude Převedeno a nová Zaplaceno. Klientovi nic nepřijde. Převést jde jen mezi stejnými částkami a jen dokud je nová platba nezaplacená; platbu, která už je Vráceno, převést nejde. Spletli jste se? U původní platby klikněte na Zrušit převod: vrátí se do stavu, který měla před převodem, a nová bude zase nezaplacená.
Zaplatí-li klient na starý variabilní symbol, DogSpot platbu sám nespáruje. V Banka a faktury Pro ji uvidíte jako Nespárováno s důvodem VS předchozí platby a spárujete ji ručně s novým symbolem. Bez tarifu Pro označte novou platbu jako Zaplaceno.
Zrušeno: rezervace, kterou nikdo nezaplatil
Zruší-li se rezervace dřív, než ji klient zaplatil, uvidíte ji pod Vše a na záložce Zrušené jako Zrušeno. Do nezaplacených ani do částky k vrácení se nepočítá. Nenajdete tu psa, který jen čekal na čekací listině, rezervaci zdarma ani rezervaci, na kterou se klient přihlásil znovu.
Klient přesto zaplatil, třeba vám dal hotovost nebo poslal převod? V okně platby klikněte na Klient přesto zaplatil, vyberte Hotově nebo Převodem a potvrďte. Platba bude K vrácení a vyřešíte ji jako každou jinou: Vráceno, Ponecháno, nebo Do kreditu. Klientovi nic nepřijde. Zaznamenali jste ji omylem? Tlačítko Označit jako nezaplacené ji vrátí na Zrušeno.
Pozdní převod za zrušenou rezervaci Pro
Převod na variabilní symbol zrušené rezervace DogSpot sám nespáruje. V Banka a faktury ho uvidíte jako Nespárováno s důvodem Rezervace je zrušená. Otevřete ho, u Spárovat ručně ho spárujte se symbolem rezervace a potvrďte Spárovat i tak. Platba bude na stránce Platby K vrácení. Klientovi nepřijde potvrzení platby a faktura se nevystaví. Převod s jinou částkou, než je cena zrušené rezervace, takto spárovat nejde.
Spárovali jste ho omylem? Zrušit spárování vrátí převod mezi nespárované a platbu zpět na Zrušeno. Bez tarifu Pro použijte Klient přesto zaplatil a zvolte Převodem.
Převod s jinou částkou
Spárovali jste v Banka a faktury ručně převod, jehož částka se liší od ceny, a potvrdili Spárovat i tak? Rezervace je pak zaplacená a DogSpot počítá s částkou, kterou jste skutečně dostali. Zruší-li se rezervace, bude K vrácení právě tato částka a stejná se vrací i do kreditu.
Historie
V okně Platba najdete i část Historie: každou změnu platby s datem, časem a tím, kdo ji udělal — klient, vy, Automaticky u spárování bankou, nebo Podpora DogSpot. Jsou v ní i vystavené faktury a dobropisy.
Faktury a dobropisy Pro
Vystavujete faktury? Při volbě Vráceno hotově nebo převodem najdete předem zaškrtnuté Vystavit dobropis k faktuře …. Dobropis fakturu hned stornuje a odejde klientovi s e-mailem o vrácení peněz, pokud faktury posíláte e-mailem. K vrácení, Ponecháno, Do kreditu a Převést na novou rezervaci fakturu nechávají platnou. Víc v článku Automatické faktury.
Časté otázky
U Vráceno přes nevidím Do kreditu. Proč?
Klient u vás nemá zapnutý kredit, už není vaším členem, nebo váš tarif kredity nemá. Kredit mu zapnete v jeho detailu na stránce Členové přepínačem Kreditní systém aktivován. Jinak mu peníze vraťte hotově nebo převodem.
Proč se zrušená nezaplacená rezervace nepočítá do nezaplacených?
Klient nic nedluží, rezervace už neplatí. Záložka Zrušené ji ukazuje jen proto, abyste mohli zaznamenat platbu, kdyby klient přesto zaplatil.
Jsem i v psí škole. Funguje to tam stejně?
Ano, Platby školy mají stejné stavy a volby. Psí škola ale nevystavuje faktury ani dobropisy a nemá Banka a faktury, takže převod v ní ručně nespárujete. Použijte Klient přesto zaplatil, nebo platbu označte jako Zaplaceno.